Oprogramowanie kadrowo-płacowe -zarządzane wewnętrznie czy outsourcing procesów?

Co małe i duże firmy powinny wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązanie kadrowo-płacowe?

Zarówno duże, jak i małe firmy mają wątpliwości, czy lepszym rozwiązaniem będzie inwestycja w oprogramowanie kadrowo-płacowe, czy zlecanie procesu płacowego podmiotom zewnętrznym.
Wiele firm zakłada, że zarządzane oprogramowaniem kadrowo-płacowym wewnątrz organizacji jest tańszym rozwiązaniem lub postrzega zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym jako rozwiązanie zarezerwowane dla dużych firm. Często jednak zlecanie całości lub części procesów płacowych na zewnątrz, nawet w przypadku małych firm, może skutkować dużą oszczędnością środków finansowych oraz zwiększeniem wydajności.
Po podjęciu decyzji o inwestycji w procesy płacowe należy wybrać jedną z trzech opcji:  

  • Wdrożenie wewnętrznego rozwiązania w zakresie oprogramowania.
  • Wdrożenie rozwiązania w zakresie przetwarzania. W takiej sytuacji zadania płacowe zostają zlecone na zewnątrz przy zachowaniu części procesów w firmie.
  • Wdrożenie modelu zlecania wszystkich zadań podmiotom zewnętrznym, w którym dostawca zewnętrzny zarządza całą infrastrukturą płacową.

Które rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy? Należy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników:

Oszczędność kosztów

Średnie koszty firm zarządzających zadaniami płacowymi mogą być o 18% wyższe w porównaniu z firmami, które zlecają zadania podmiotom zewnętrznym.(1) Małe i duże firmy często korzystają z oprogramowania kadrowo-płacowego, aby uniknąć opłat związanych ze zlecaniem zadań podmiotom zewnętrznym, jednak nie zawsze biorą pod uwagę koszty związane z czasem, który muszą poświęcić na zadania płacowe. Zlecanie całości lub części procesu płacowego podmiotom zewnętrznym pozwala oszczędzić czas, który pracodawcy mogą poświęcić na strategiczne inicjatywy.   (1)Ukryta prawda o kosztach zadań płacowych i administracji zasobami ludzkimi, styczeń 2011.

Oszczędność czasu

Wraz z rozwojem firmy wewnętrzne procesy płacowe stają się coraz bardziej złożone i czasochłonne. Prezesi zarządu małych i średnich firm poświęcają średnio jeden dzień pracy na zadania związane z zasobami ludzkimi, zamiast skupić się na strategicznej działalności firmy. Nawet w przypadku braku pewności, czy zlecanie wszystkich zadań płacowych podmiotom zewnętrznym jest słusznym krokiem, można zdecydować się na zlecanie zadań czasochłonnych, takich jak wprowadzanie danych.

Ustawodawstwo

Wewnętrzne prowadzenie zadań płacowych w większym stopniu naraża firmy na działania organów nadzorujących i potencjalne kary, szczególnie w przypadku zarządzania zadaniami płacowymi w wielu obszarach ustawodawczych. Zespół zajmujący się zadaniami płacowymi musi wykazać się umiejętnościami w zakresie zachowania zgodności z przepisami, zwłaszcza, gdy ulegają one zmianom. W przypadku działalności w wielu krajach lub zatrudnienia tylko jednego pracownika zajmującego się zadaniami płacowymi, zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym ogranicza ryzyko otrzymania kary i uwalnia kadrę od presji związanej z obserwowaniem zmian w ustawodawstwie. 

Pracownicy

Zarządzanie płacami w firmie może być łatwiejsze w przypadku firm o niewielkiej rotacji pracowników, gdy pracownicy otrzymują określone roczne wynagrodzenie. Prowadzenie zadań płacowych w firmie szybko komplikuje się jednak w przypadku współpracy ze zleceniobiorcami lub rozliczania godzinowego z pracownikami. W takich sytuacjach prowadzenie zadań płacowych jest bardziej czasochłonne i bardziej narażone na ludzki błąd. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może być zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym lub współpraca z firmą zajmującą się płacami. 

Integracja systemów

Korzystanie z wewnętrznego oprogramowania wydaje się być łatwym sposobem na integrację zadań płacowych z pozostałymi systemami finansowymi i procesami związanymi z zasobami ludzkimi. Nie każde oprogramowanie można zintegrować z istniejącym oprogramowaniem kadrowo-płacowym i zarządzania zasobami ludzkimi. W takim przypadku może zaistnieć konieczność współpracy z wieloma dostawcami i przechowywania różnych danych u poszczególnych z nich.  Nawet „zintegrowani” dostawcy obsługują wyłącznie transfery danych między systemami, więc w przypadku problemów z połączeniem zidentyfikowanie problemu może być utrudnione.

Piony realizujące zadania płacowe wewnętrznie co dwa tygodnie, spędzają średnio niemal sześć tygodni lub 235 godzin więcej na podstawowych zadaniach związanych z płacami niż firmy, które zdecydowały się na zlecanie zadań podmiotom zewnętrznym.

Które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w przypadku Twojej firmy?

Oto kilka często spotykanych sytuacji, które skłaniają firmy do zlecania zadań podmiotom zewnętrznym:  
  1. Firma z branży turystyki spodziewa się wzrostu sprzedaży w okresie wakacji, z czym wiąże się konieczność zatrudnienia pracowników czasowych.
  2. Firma musi wysłać pracowników w celu otwarcia nowego biura na nowym rynku i na miejscu będzie potrzebować pracowników, którzy znają lokalne przepisy.
  3. Firma wprowadza nowy system premiowy dla członków kadry zarządzającej i musi poznać znaczenie tego kroku z perspektywy podatkowej.
Każda z tych firm może skorzystać z oprogramowania kadrowo-płacowego lub nawiązać współpracę z partnerem i zlecić niektóre lub wszystkie procesy płacowe podmiotom zewnętrznym. 

Wszystko zależy od potrzeb firmy:

1. Zatrudniam zespół pracowników na podstawie zróżnicowanych umów/potrzebuję elastycznej formy zatrudnienia (stałych pracowników vs. pracowników zatrudnionych okresowo i sezonowo)

Oprogramowanie zarządzane wewnętrznie

Nie każde oprogramowanie kadrowo-płacowe poradzi sobie z zespołami zatrudnionymi na podstawie zróżnicowanych umów. Oprogramowanie kadrowo-płacowe musi być zintegrowane z oprogramowaniem rejestracji czasu pracy i obecności w pracy. W przeciwnym razie nie będzie precyzyjne w przypadku pracowników stałych i kontraktowych. Nawet jeśli program podoła zadaniu, dział wynagrodzeń może mieć problemy w przypadku konieczności zatrudnienia wielu nowych podwykonawców w krótkim czasie.     

Zlecanie zadań płacowych podmiotom zewnętrznym (dostępne jest przetwarzanie lub pełne zlecanie)

Moduły czasowe ADP są zintegrowane z podstawowym oprogramowaniem płacowym, dzięki czemu wszystkie umowy płacowe są przechowywane i przetwarzane w jednym miejscu.

2. Spodziewam się zmian prawnych na rynkach, na których działam

Oprogramowanie zarządzane wewnętrznie

Zespoły ds. wynagrodzeń muszą obserwować zmiany w ustawodawstwie na różnych rynkach i obserwować wpływ na strukturę płacową. Pozostawienie tych obowiązków jednemu bądź dwóm pracownikom naraża firmę na błąd ludzki. Ponadto wiedza na temat prawa zostanie znacznie uszczuplona, jeśli jeden z członków zespołu płacowego zrezygnuje z pracy lub będzie na zwolnieniu lekarskim.

Zlecanie zadań płacowych podmiotom zewnętrznym (dostępne jest przetwarzanie lub pełne zlecanie)

ADP zatrudnia ekspertów z dziedziny płac w ponad 100 krajach, co, że nie musisz martwić się bieżącymi zmianami przepisów. Po wprowadzeniu nowych przepisów ADP poświęca swój czas na zapoznanie się z nimi i wprowadza niezbędne zmiany, dzięki czemu możesz zająć się zadaniami, które są kluczowe dla Twojej firmy. Dowiedz się więcej o zapewnieniu zgodności

3. Chcę automatycznie integrować różne składniki płacowe, np. premie, potrącenia, wydatki i wakacje z programem płacowym

Oprogramowanie zarządzane wewnętrznie

Nie każde oprogramowanie kadrowo-płacowe automatycznie integruje się z działami finansów i zasobów ludzkich. Jeśli dane oprogramowanie nie ma takiej funkcji, może pojawić się konieczność zarządzania kilkoma skomplikowanymi systemami. To spowoduje, że dane pracowników będą rozproszone na wielu platformach, co stanowi potencjalne zagrożenie bezpieczeństwa danych.    

Zlecanie zadań płacowych podmiotom zewnętrznym (dostępne jest przetwarzanie lub pełne zlecanie)

ADP korzysta z pakietu dodatków do usług płacowych, które pozwalają obliczyć wynagrodzenia związane z wydajnością i automatycznie udokumentować nieobecności oraz urlopy. Oznacza to, że dane trzeba wprowadzić tylko raz, a to z kolei pozwala oszczędzić czas w każdym miesiącu, a w przypadku problemu lub pytań wystarczy skontaktować się tylko z jednym dostawcą.

4. Rozszerzam działalność na nowe rynki

Oprogramowanie zarządzane wewnętrznie

Pierwszym krokiem powinno być upewnienie się, czy dostawca oprogramowania działa na nowym rynku. Należy sprawdzić, czy ma wymaganą lokalną wiedzę specjalistyczną? Co, jeśli płacisz pracownikom w różnych walutach? O jakich lokalnych przepisach należy pamiętać? Wewnętrzna obsługa płac wymaga uwzględnienia wszystkich powyższych kwestii.

Zlecanie zadań płacowych podmiotom zewnętrznym (dostępne jest przetwarzanie lub pełne zlecanie)

W celu szybkiego rozwoju na nowych rynkach potrzebne są wydajne platformy i wykwalifikowani eksperci, którzy zadbają o płynny przebieg zadań płacowych. ADP zarządza wynagrodzeniami pracowników za granicą, pracowników lokalnych, na bieżąco monitoruje zmiany i niuanse w prawie dotyczących lokalnych rynków oraz wymaganiami dotyczącymi pasków płacowych — wszystko to pozwala na bezproblemowy rozwój działalności. Dowiedz się więcej o płacach za granicą

ADP może pomóc…

Dostosowanie usługi do potrzeb

Zarządzanie oprogramowaniem kadrowo-płacowym ADP może być dostosowane do Twojej firmy.

  • Usługa Komfort: utrzymujemy platformę, administrujemy aktualizacjami, zapewniamy wsparcie użytkowników. W tym przypadku ADP sprawdza poprawność danych wyjściowych, a także zarządza zgłoszeniami i deklaracjami rozliczeniowymi do ZUS i podatkowymi do Urzędów Skarbowych. Klient nadal odpowiada za wprowadzanie danych.
  • Usługa Premium: utrzymujemy platformę, administrujemy aktualizacjami, zapewniamy wsparcie użytkowników. ADP realizuje zadaniami z szeroko pojętej administracji personalnej, w tym wprowadzaniem danych i zarządzaniem aktami osobowymi.
  • Usługi globalne (COS): utrzyqujemy platformę, administrujemy aktualizacjami, zapewniamy pomoc 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i obsługujemy wszystkie zobowiązania dotyczące płac, w tym wnioski pracowników za pośrednictwem działu pomocy technicznej (dostępne tylko dla ADP® GlobalView).

Integracja ze wszystkimi procesami

ADP bezproblemowo integruje zadania płacowe z elementami mającymi wpływ na wynagrodzenie, np. czasem, nieobecnościami i wydatkami. W ramach rozwoju firmy pozwalamy również zintegrować zarządzanie nowo zatrudnionymi pracownikami.

Lider w dziedzinie usług zlecania procesów biznesowych podmiotom zewnętrznym w zakresie płac

Firma ADP piąty rok z rzędu zajęła pierwsze miejsce w raporcie Magic Quadrant sporządzonym przez organizację Gartner i dotyczącym zlecania procesów biznesowych podmiotom zewnętrznym w zakresie płac, wygrywając z siedmioma pozostałymi dostawcami usług płacowych — więcej informacji na ten temat można przeczytać tutaj.

Kontakt

* Required field

Wypełnij to pole.
Wypełnij to pole.
Podaj adres e-mail.
Wypełnij to pole.
Wypełnij to pole.
Wypełnij to pole.
Wypełnij to pole.
Wypełnij to pole.

Wiadomość

Zapewniamy ochronę twojej